Se houvesse um ranking de expressões mais faladas atualmente, certamente “não tenho tempo” ocuparia um dos primeiros lugares. As dicas de produtividade para advogados são cada vez mais valorizadas justamente porque o tempo é um bem escasso e valioso na rotina moderna. Então, se você chegou aqui procurando maneiras de melhorar a sua produtividade e da equipe do seu escritório, veio ao lugar certo! Atenção para as dicas!

1 – O planejamento é a primeira etapa para uma rotina mais produtiva

O planejamento é um processo de organização mental e prático que facilita o cumprimento de todos os passos necessários para um objetivo ser alcançado. Quando falamos em produtividade para advogados, além do estabelecimento de metas, essa etapa inicial ganha uma importância semanal e diária na vida do advogado.

Planejamento em equipe

A equipe deve planejar as ações semanais na segunda-feira. Cada colaborador sai da reunião sabendo exatamente quais atividades vai desenvolver e entregar durante a semana. A partir daí, cada pessoa faz a sua organização diária para cumprir a lista de atividades definida em equipe.

Organização individual

Uma dica de produtividade para advogados que ajuda a cumprir o planejamento semanal e diário é o uso inteligente de listas de tarefas e eventos! Eventos são compromissos com data, horário e local para acontecer. Já as tarefas são atividades de rotina, que, apesar de necessitarem organização para acontecer de maneira produtiva, podem ser executadas com um pouco mais de flexibilidade.

Outra dica de produtividade para advogados relacionada ao cumprimento do planejamento é iniciar o dia checando sua agenda. Isso vai ajudar você a relembrar compromissos e a criar sua lista de tarefas diária sabendo quanto tempo você vai ter disponível para executá-la.

2 – Aprenda a priorizar as atividades

Na hora de priorizar ações, todas as tarefas parecem importantes, certo? E não deixam de ser. No entanto, algumas são mais importantes do que outras.

Mensure o esforço das tarefas e dê nota de prioridade para cada uma delas – recebem maior prioridade as atividades que possuem prazo definido, impedem e atrapalham o trabalho de alguém ou solucionam problemas fundamentais para o pleno funcionamento do time ou da empresa.

É claro que a prática de dar notas para as prioridades pode não servir para você e para o seu escritório, e tudo bem (mesmo!). Para facilitar essa divisão, também é possível usar outro critério e separar as atividades em quatro grupos: urgentes, importantes, importantes e delegáveis e, por fim, não importantes e nem urgentes. Esses conceitos fazem parte das melhores dicas de produtividade para advogados!

Atividades urgentes

São aquelas que precisam ser resolvidas o quanto antes! Normalmente, atividades urgentes são tarefas importantes que não foram priorizadas corretamente. Também entram aqui as ações estratégicas que precisam ser feitas rapidamente para evitar possíveis prejuízos ao escritório. Prazo processual próximo de vencer, reuniões com clientes importantes, ações de marketing digital atrasadas, entre outras.

Atividades importantes

Aqui entram as tarefas mais estratégicas, que têm relação com a rotina do escritório e com as metas de como fazer o escritório de advocacia crescer. São as atividades relativas aos prazos previstos, às ações de aquisição de clientes e ao que é imprescindível para o pleno funcionamento do escritório.

Atividades delegáveis

Aqui entram aquelas ações que são muito importantes para o escritório, mas que podem ser executadas por advogados menos experientes ou até por pessoas de outras áreas. Agendar reuniões, redigir peças a partir de modelos de documentos jurídicos, atualizar as redes sociais do escritório, etc.

Atividades não urgentes e nem importantes

Cuidado! Esse grupo reúne atividades capazes de sugar o seu tempo. Brincadeiras à parte, aqui entram as atividades de menor importância para as metas do escritório, mas que ainda assim são relevantes para a sua rotina. Ler emails, checar whatsapp, acompanhar redes sociais, ler notícias e outras ações que podem ser mais produtivas quando criado e respeitado um tempo diário ou semanal para dedicar-se a elas.

3 – Use a tecnologia de maneira estratégica

Hoje em dia existem muitas ferramentas para advogados que ajudam a elevar a produtividade. O melhor é quando você pode contar com uma que resolve mais de um problema ao mesmo tempo e concentra todas as informações no mesmo lugar, facilitando o acesso e otimizando o tempo.

Esse é o caso dos softwares jurídicos. Além das funções de agenda, lista e delegação de tarefa, o sistema para advogados profissionaliza o controle de processos, a gestão de prazos (adeus, perda de tempo alimentando planilhas!), o atendimento ao cliente (olá, fidelização!), a gestão financeira (organização financeira é tranquilidade!) e a rotina de produzir e editar peças jurídicas!

4 – Mantenha o foco

Entre as dicas de produtividade para advogados, essa talvez seja uma das mais importantes. Afinal, de nada adianta estabelecer metas e planejar ações se você não consegue cumpri-las. Manter o foco é importante para não esquecer por que você faz o que faz diariamente! Metas sem foco acabam perdendo o propósito.

Além de planejar suas atividades e as dos seus colaboradores com foco nos objetivos do escritório, dê atenção à sua rotina. Evite interferências na hora de executar as suas atividades. Afaste o celular do seu campo de visão enquanto estiver em atendimento ou em atividade intelectual. Mantenha o aparelho em modo silencioso, defina horários para ler e responder emails, whatsapp e redes sociais.

Se você vai aos compromissos de uber, táxi ou similar, torne esse tempo produtivo. É um excelente momento para responder mensagens, checar as atualizações dos processos, fazer ligações ou meditar (meditação também ajuda na produtividade para advogados).

Ao dirigir em horário de trabalho, aproveite para ouvir podcasts sobre Direito e advocacia ou sintonizar em estações de notícias. Organizando cada atividade “em seu lugar”, dificilmente você vai deixar algo passar batido.

Método pomodoro

Para os momentos de dificuldade de concentração, o método pomodoro é uma das grandes dicas de produtividade para advogados. A técnica de hiperfoco propõe um trabalho em ciclos.

O mais comum é de 25 minutos de foco total em uma tarefa para 5 minutos de descanso (podem ser usados com vídeos no Youtube, Whatsapp ou como você quiser). Ao fim da quarta sequência, você tem direito a 30 minutos de descanso.

5 – Otimize o seu tempo

Direta ou indiretamente, todas as dicas de produtividade para advogados que compartilhamos neste artigo otimizam o tempo. Mas achamos importante dedicar um tópico para ressaltar o quanto esse aspecto deve ser valorizado com a mesma relevância e seriedade da gestão de processos e casos do escritório.

Leve o seu tempo e o tempo da sua equipe a sério! Planeje apenas o que é possível executar no tempo estimado e cobre apenas o que foi delegado. Repensar a maneira como você conduz e participa de reuniões também é muito importante para manter a produtividade lá em cima.

Fonte: Blog da Aurum