A Lionbridge é uma empresa que fornece serviços de dados de localização e Aprendizagem de Máquinas, e emprega atualmente meio milhão de pessoas em 26 países. A Appen também fornece produtos de aprendizado de máquina e Inteligência Artificial, e possui 400 mil pessoas empregadas, distribuídas em 130 países.

O que estas empresas têm em comum? Além da modalidade de trabalho tradicional, possuem equipes de empregados trabalhando na modalidade Home Office.

Outro exemplo de empresa que utiliza Home Office é a GitLab, que foi fundada em 2012 e atua na área de gerenciamento de software. Todavia, o seu diferencial em relação às citadas anteriormente é que todos os seus funcionários trabalham exclusivamente Home Office. Com 850 colabores em 55 países, a empresa tem um valor de mercado de US$ 2,75 bilhões.

Poder das equipes remotas

Em março deste ano (2020), a GitLab publicou um relatório sobre: “O Futuro do Trabalho Remoto”. O principal aspecto a se destacar neste relatório é quanto ao verdadeiro poder das equipes remotas, de forma que seu potencial é desencadeado quando todos têm o poder de levar a organização adiante.

Dentre os seus trabalhadores, 56% disseram que todos na empresa podem contribuir para o processo, valores e direção da empresa, com 50% também optando por documentos compartilhados e contando apenas com reuniões como último recurso.

Os dois principais desafios apresentados na pesquisa são referentes a gerenciar a distração em casa e conseguira colaboração com colegas e clientes. No que se refere aos benefícios, podem ser destacados o aumento de produtividade, a eficiência, a moral da equipe e a lealdade.

Desafios do trabalho remoto

A modalidade de trabalho Home Office (também conhecida como teletrabalho) ficou muito evidenciada nesta semana, motivada pela crise de saúde pública decorrente do COVID-19. Muitos órgãos públicos, empresas privadas e faculdades fecharam as suas portas e passaram a trabalhar de maneira remota.

Nesta nova conjectura, equipes e gestores de uma sistemática pragmática presencial foram obrigados a trabalhar de uma maneira descentralizada e remota. Neste aspecto, uma prerrogativa preponderante deve nortear a equipe, a continuidade dos projetos ou serviços prestados.

Alguns pontos importantes do Home Office devem ser destacados, como a rotina de horário de trabalho, o horário de acordar, o período de trabalho, os intervalos etc. Até mesmo a mudança de roupa para ir ao trabalho (mesmo que seja uma roupa informal), ajuda a condicionar o cérebro a acreditar que estamos em um período de produtividade laboral.

Deve ser delimitado, em sua residência, um local para o trabalho. Tudo o que for necessário para as atividades diárias deve estar disponível neste espaço. Busque uma área em que a rotina doméstica não crie distrações.

Líderes de equipe e gestores

O uso de ferramentas é imprescindível, principalmente a videoconferência para reuniões de acompanhamento de atividades. As duas principais ferramentas gratuitas no mercado que possuem uma série de funcionalidade são Skype e Hangout.

Quanto aos softwares de videoconferências para uso corporativo destacam-se o Zoom e o Webex Meeting. Ambos possuem funcionalidades semelhantes, suporte a salas de conferência, gravação das salas, criptografia, compartilhamento de telas e identificação automática de interlocutor.

Slack

É interessante ter uma comunicação mais dinâmica com a equipe, todavia de maneira mais organizada. O slack (https://slack.com/signin) é um software de comunicação semelhante ao WhatsApp, possui aplicativo para celular e computador, todavia não existe necessidade de vincular ao número de uma linha móvel.

Existe a possibilidade de criar canais por assuntos e projetos, separando a comunicação entre as equipes de maneira mais estruturada.

Trello

A gestão do projeto em equipes descentralizadas também se torna obrigatória. Um sistema bem conhecido é o Trello (https://trello.com/), que possui aplicativo para celular e computador, e trabalha com o conceito de Quadros.

Cada quadro pode ser considerado um Projeto, e dentro destes podem ser criadas listas de atividades, nas quais são atribuídas datas de entrega, participantes, dentre outras funcionalidades. Possui integração com Google Drive, Box, DropBox e OneDrive.

Estabeleça métricas semanais realizáveis para a sua equipe, a fim de que exista um acompanhamento da produtividade da entrega, até mesmo um comparativo da produtividade em relação às semanas anteriores e projetos já executados.

Para a equipe

O uso de uma nuvem (Google Drive, DropBox e OneDrive) para compartilhamento do arquivo da equipe torna-se fundamental. Vale destacar a padronização, pois todos os membros da equipe devem usar a mesma nuvem.

Ferramentas de construção de documentos de maneira compartilhada agregam produtividade e celeridade na entrega, como Google Docs, Google Planilhas e Evernote.

Estabelecimento de metas

Por fim, individualmente, deve-se estabelecer metas diárias: conjunto de atividades que serão executas naquele dia. É importante que isto esteja anotado, já que a visualização de metas diárias atingidas é um fator bastante motivador.

O Google, por exemplo, possui uma ferramenta “Tarefas”, integrada ao Gmail, que possibilita uma forma bem interessante de realizar o seu planejamento diário. ToDolist é um App bem popular para celular que possui esta mesma funcionalidade.

Modelo de trabalho consolidado

Em um momento considerado de crise mundial, devemos entender que o modelo de trabalho Home Office é extremamente consolidado, adotado e validado, conforme contextualizado anteriormente.

Empresas como Lionbridge, Appen e GitLab possuem equipes descentralizadas em Home Office em diversos países, fazendo entregas de produtos e projetos de valores sem atrasos e produzindo lucros. É importante pontuar que estas empresas priorizam a produtividade destas equipes.

Diante do exposto, é essencial entender que seguir um método, usar ferramentas, acreditar na equipe e estabelecer métricas e marcos tornam factível o trabalho Home Office, bem como a entrega e a continuidade dos serviços.